Aggiornamenti importanti verranno notificati con un messaggio sui canali associativi.
ISCRIZIONE SU myWHL
Importante
Per poter utilizzare la scheda del proprio personaggio e partecipare attivamente all’evento, è obbligatorio registrarsi al portale ufficiale MyWHL ( https://mywhl.whlive.it/ ).
Attraverso il portale, ogni giocatore dovrà inserire il proprio personaggio (riportando il background e le abilità precedentemente acquistate) oltre ad aderire al gruppo di gioco a cui appartiene. Questa procedura è essenziale per garantire la corretta gestione delle interazioni in gioco, facilitare l’assegnazione di PAB e permettere allo staff di monitorare l’evoluzione narrativa dei personaggi.
L’assenza della registrazione entro tale data precluderà ai giocatori la possibilità di utilizzare la scheda personaggio.
Introduzione
Tematiche dell'evento
Orari
Montaggio
12.00 - 15.00
segreteria
14.00 - 15.00
briefing e WS regolamento
15.00 - 15.30
time in
15.30
time out
22.00
Logistica
Parcheggio Giocatori
Il parcheggio non è custodito quindi si invita a non lasciare oggetti di valore nelle proprie auto.
Segreteria
La Segreteria aprirà negli orari indicati. Coloro che arriveranno oltre la chiusura segreteria potranno giocare solo su esplicita autorizzazione del Produttore Esecutivo e non beneficeranno dei redditi della giornata. I PNG/staff giunti in ritardo avranno una sanzione disciplinare.
Montaggio/Smontaggio
Il montaggio avrà inizio alle ore 12.00 e terminerà intorno alle ore 15.00. Lo smontaggio avrà inizio subito dopo il time out e continuerà ad oltranza.
Pernotto
La location non ha spazi per il pernotto.
Al fine di agevolare i soci nelle prenotazione dei pernotti, il Produttore Esecutivo ha contattato preventivamente alcune strutture ed ottenuto dei prezzi in convenzione.
Le disponibilità sono da considerarsi indicative e salvo prenotazioni precedenti quindi vi invitiamo a contattare le strutture tempestivamente per assicurarvi tale camera/appartamento.
La lista è consultabile al seguente link
Vitto
La somministrazione dei pasti sarà al carico del giocatore.
Si invitano i soci a munirsi di stoviglie e prodotti non lesivi dell’estetica del gioco (bottiglie con etichetta, confezioni di plastica, etc).
Iscrizione
Tesseramento
Per partecipare è necessario essere soci ed essere in regola col pagamento annuale della tessera associativa (fissato a 20 €).
Coloro che non sono ancora soci, per partecipare all’evento dovranno stampare QUESTI MODULI, compilarli, firmarli ed inviarli alla mail f.deri@whlive.it prima dell’evento. Tali moduli dovranno essere consegnati poi in originale durante le operazioni di segreteria dell’evento.
Modalità di iscrizioni
Data la location e la gestione degli spazi interni, il limite delle iscrizioni è fissato a 80. Per le iscrizioni pervenute dopo tale numero, sarà predisposta una lista d’attesa. Lo Staff potrà decidere di aumentare gradualmente i posti in base alle esigenze logistiche ed in quel caso verranno attivate le iscrizioni dei soci in lista d’attesa in ordine cronologico.
Le iscrizioni termineranno alle ore 23.59 del giorno 05/09/2025, dopodichè non sarà possibile accettare nuove iscrizioni.
L’iscrizione potrà essere effettuata tramite il form linkato di seguito:
- 00Giorni
- 00Ore
- 00Minuti
Le iscrizioni sono chiuse.
Turni di collaborazione e gruppi di gioco
Visto il tipo di Format dell’evento non sono previsti turni di collaborazione
L’evento comporta un rimborso spese in base alla formula scelta :
– PG : 30,00 €
– FULL STAFF (posti limitati, iscriversi SOLO previo accordo con il Produttore Esecutivo) : 00,00 € per l’intero evento
Gli importi di cui sopra comprendono esclusivamente i costi vivi dell’evento (affitto location, trasporto, etc),
Sarà possibile iscriversi all’evento usufruendo di una delle seguenti agevolazioni fino al finire del limite:
- Promozione : “Benvenuti!” → se sei un nuovo socio, WHLive ti offre un valore di 10,00 € di sconto su questo evento.
- Promozione : “Low Budget” –> L’Associazione mette a disposizione n. 10 sconti da € 10,00 cadauno per chi, per particolari esigenze economiche, ha necessità di ridurre il costo del live. Se ritieni di avere i requisiti per accedere a questo sconto indicali nella casella. Il Produttore Esecutivo valuterà caso per caso e, a suo insindacabile giudizio, approverà o meno tale sconto. Ricorda che un socio può usufruire una sola volta di questa promozione.
Le iscrizioni si formalizzano esclusivamente al ricevimento del form iscrizione, del pagamento della quota evento e, per i nuovi soci, dei moduli di adesione all’associazione. La quota di iscrizione all’evento varierà in base a questa data.
Nello specifico per chi si iscriverà:
- fino al 05/08/2025 le quote saranno quelle riportate nella presente guida
- dopo il 05/08/2025 fino al 05/09/2025 le quote subiranno una maggiorazione di € 5,00
L’Associazione metterà a disposizione il noleggio di alcuni costumi presenti nel magazzino, a fronte di un rimborso spese di € 15,00. Per informazioni a riguardo contattare il Resp. Logistica Flavio Deri ( f.deri@whlive.it)
È obbligatorio saldare l’evento ed i servizi aggiuntivi contestualmente all’atto dell’iscrizione utilizzando i seguenti canali:
(Inviando l’importo corretto ed utilizzando lo strumento invia denaro ad un amico al fine di evitare le commissioni)
OPPURE
Tramite bonifico bancario sul conto corrente
intestato a ASSOCIAZIONE DI PROMOZIONE SOCIALE WHLIVE
avente IBAN: IT25E0623071081000057202105
con causale: Saldo Quota Evento e Servizi Evento WHL Inciso 2025 NOME COGNOME
Non garantiamo il rimborso della quota evento a fronte di eventuali rinunce alla partecipazione evento dopo l’avvenuta iscrizione qualsiasi sia la causa. Il Produttore Esecutivo valuterà in merito e se il bilancio evento lo permetterà (a suo insindacabile giudizio), potrà essere erogato un buono sconto che il socio potrà fruire durante uno degli eventi successivi entro il 31/12/2025.
Se l’evento dovesse essere spostato o annullato per cause di forza maggiore (disposizioni sanitarie, etc) la quota potrà essere rimborsata o trasferita su un altro evento ad esclusione di una somma di copertura delle spese sino a quel momento sostenute stabilita dal Consiglio Direttivo e distribuita su tutti gli iscritti.
Creazione personaggio e gruppi di gioco
Se desideri creare un nuovo personaggio o fondare un nuovo gruppo di gioco, dovrai:
- registrarti su MyWHL ed inserirlo
- compilare il form creazione del Personaggio: https://forms.gle/pMTXYLLm9jcNsr4S8
oppure
- compilare il form creazione del Gruppo di Gioco: https://forms.gle/2a9jCTH6LJFmWPtN9
Pgos
L’associazione offre la possibilità di interpretare una serie di Personaggi pre impostati dalla Regia dell’evento, che saranno inseriti nelle dinamiche e nelle trame principali dell’evento.
I PGOS sono realizzati per avere un arco narrativo all’interno dell’evento e che i giocatori potranno portare avanti anche negli eventi successivi, scegliendoli definitivamente come PG primario (ritirando quello attuale, qualora ne avessero uno).
Questa soluzione è particolarmente indicata per i nuovi giocatori, per chi ancora non ha ispirazione per creare un proprio PG ed in generale per tutti coloro che preferiscono provare diverse esperienze offerte dai vari PGOS all’interno dello stesso arco narrativo.
In fase di iscrizione sarà possibile per un giocatore richiedere un PGOS e la Regia lo contatterà per proporgli un personaggio.
Extra
Contatti staff evento
Per problemi relativi alla narrazione contattare il Regista Samuele Desideri
Per altri problemi contattare il Produttore Esecutivo Edoardo Chiappa
COLLABORAZIONI APERTE
Queste sono le collaborazioni indispensabili allo svolgimento dell’evento e che saranno ampiamente retribuite o in PAB, soldi di gioco o altra ricompensa.
Facciamo notare come, senza il raggiungimento del dovuto numero di collaboratori, potrebbero insorgere problemi nella realizzazione dell’evento stesso.
Per comunicare la propria disponibilità a ricoprire uno dei ruoli sopra elencati, comunicarlo per email al Produttore Esecutivo (e.chiappa@whlive.it), il quale affiderà i compiti in ordine di arrivo.
Ricordiamo che, in caso di saturazione delle mansioni, vi potrà essere chiesto un cambio.
Per lo svolgimento dell’evento saranno necessari fino a 2 Collaboratori per le operazioni di TRASPORTO, CARICO e SCARICO del materiale, che dovranno essere presenti ad entrambe le fasi presso il Magazzino associativo e mettere a disposizione un proprio mezzo per trasportare casse e scenografie.
Gli orari di carico e scarico verranno comunicati dal responsabile Logistica Flavio Deri a coloro che si proporranno per questa collaborazione.
La ricompensa per tale collaborazione è uno sconto di euro 20,00 sulla quota evento e 15 pab.
Collaborazione sul campo per sanificare delle aree comuni all’arrivo, disporre le scenografie secondo le indicazioni del Regista, montare le tende medievali, smontare le scenografie ed effettuare la pulizia location a fine evento. Richiede di essere presente sia alle operazioni di montaggio che di smontaggio (sabato alle 12.00 e sabato dalle 22.30-23.00)
La ricompensa per questa collaborazione è di 20 pab.
RACCOMANDAZIONI ULTERIORI
I soci tabagisti devono preoccuparsi di gettare i mozziconi di sigaretta negli appositi cestini e per nessun motivo in terra pena l’allontanamento dall’evento se colti in flagrante.
Smaltimento responsabile
Al fine di ridurre l’impatto sull’ambiente degli eventi che organizziamo e di tutelare i luoghi che ci ospitano, oltre che di promuovere il processo di responsabilizzazione individuale, l’Associazione richiede ai soci di provvedere personalmente allo smaltimento dei propri rifiuti. Tutti i rifiuti dovranno essere smaltiti da chi li produce. Basterà portarsi un sacco/cassa esteticamente in linea con il gioco e riporvi dentro i rifiuti prodotti singolarmente o dal proprio gruppo, per poi smaltirli a fine giornata o evento.
Saranno comunque presenti bidoni o contenitori di raccolta differenziata destinati a raccogliere i rifiuti non smaltibili autonomamente prodotti da parte dei soci.