Dopo aver alimentato il falò della speranza nel pittoresco villaggio di Berlu, la carovana si è nuovamente messa in viaggio sulla strada maestra, anelando l’ambito ritorno al villaggio di Grabstein. Solo chi ha lottato per difendere palmo a palmo il territorio del Dominio, sa quanto sia prezioso il tempo speso a riposare e a gioire delle cose semplici, come un pasto caldo consumato in un luogo che per molti sta diventando una seconda casa. Ma per quanto tempo durerà questa apparente tranquillità nel villaggio di Grabstein? A quali emozioni verrà concesso spazio nel silenzio quasi assordante delle armi riposte nei foderi?
15.00-17.00
17.00-18.00
18.00
24.00
Segreteria
Non saranno necessarie operazioni di segreteria.
Montaggio/Smontaggio
Il montaggio avrà inizio alle ore 15.00 e terminerà intorno alle ore 17.00. Lo smontaggio avrà inizio subito dopo il time out e continuerà il giorno successivo.
Pernotto
La location non ha spazi per il pernotto e questa volta non sarà possibile campeggiare nella radura adiacente al parco messa a disposizione.
Al fine di agevolare i soci nelle prenotazione dei pernotti, il Produttore Esecutivo ha contattato preventivamente alcune strutture ed ottenuto dei prezzi in convenzione. Le disponibilità sono da considerarsi indicative e salvo prenotazioni precedenti quindi vi invitiamo a contattare le strutture tempestivamente per assicurarvi tale camera/appartamento e verificare le tariffe applicate (che visto il periodo stagionale potrebbero variare leggermente). La lista è consultabile al seguente link.
Vitto
La somministrazione dei pasti (cena del Sabato) è compresa nella quota evento e sarà a cura dell’Associazione. Una pizzeria fornirà pizza (vari gusti) e focaccia già tagliate in vassoi che verranno posizionati sui tavoli.
Si invitano i soci a munirsi di stoviglie e prodotti non lesivi dell’estetica del gioco (bottiglie con etichetta, confezioni di plastica, etc).
In caso di allergie o intolleranze alimentari comunicarlo al Produttore Esecutivo e nel form di iscrizione.
Cena di Venerdì
• Insalata di Riso
• Straccetti di Pollo con Verdure
Pranzo di Sabato
• Cannelloni Ricotta e Spinaci
• Alette di Pollo e Verdure al Forno
Cena di Sabato
• Lasagne al Ragù
• Arista con Patate
Pranzo di Domenica
• Insalata di pasta
• Spiedini di Pollo e Maiale con Sformato di Verdure
(Questo menù può subire variazioni per i soci con allergie e intolleranze.)
Per partecipare è necessario essere soci ed essere in regola col pagamento annuale della tessera associativa (fissato a 20 €).
Coloro che non sono ancora soci, per partecipare all’evento dovranno stampare QUESTI MODULI, compilarli, firmarli ed inviarli alla mail f.deri@whlive.it prima dell’evento. Tali moduli dovranno essere consegnati poi in originale durante le operazioni di segreteria dell’evento.
L’iscrizione potrà essere effettuata a partire dal 22/06/2023 tramite il form che verrà linkato di seguito: [link form di iscrizione]
Non sono previsti turni di collaborazione.
L’evento comporta un rimborso spese di € 20,00.
Gli importi di cui sopra comprendono esclusivamente i costi vivi dell’evento (affitto location, trasporto, etc), l’acquisto di bevande analcoliche a disposizione dei soci e la somministrazione di 1 pasto. Nessun altro servizio, oltre a quelli descritti, è incluso nella quota evento.
Sarà possibile iscriversi all’evento usufruendo di una delle seguenti agevolazioni fino al finire del limite:
Noleggio costumi
L’Associazione metterà a disposizione il noleggio di alcuni costumi presenti nel magazzino, a fronte di un rimborso spese di € 15,00. Per informazioni a riguardo contattare il Resp. Logistica Flavio Deri ( f.deri@whlive.it)
Le iscrizioni si formalizzano esclusivamente al ricevimento del form iscrizione, del pagamento della quota evento e, per i nuovi soci, dei moduli di adesione all’associazione.
Le iscrizioni termineranno il giorno 07/07/2023, dopodichè non sarà possibile accettare nuove iscrizioni.
È possibile iscriversi alla porta solo su approvazione del Produttore Esecutivo (vedi sotto).
È obbligatorio saldare l’evento ed i servizi aggiuntivi contestualmente all’atto dell’iscrizione utilizzando i seguenti canali:
(Inviando l’importo corretto ed utilizzando lo strumento invia denaro ad un amico al fine di evitare le commissioni)
OPPURE
Tramite bonifico bancario sul conto corrente
intestato a ASSOCIAZIONE DI PROMOZIONE SOCIALE WHLIVE
avente IBAN: IT25E0623071081000057202105
con causale: Saldo Quota Evento e Servizi Evento WHL Cena Associativa NOME COGNOME
Non garantiamo il rimborso della quota evento a fronte di eventuali rinunce alla partecipazione evento dopo l’avvenuta iscrizione qualsiasi sia la causa. Il Produttore Esecutivo valuterà in merito e se il bilancio evento lo permetterà (a suo insindacabile giudizio), potrà essere erogato un buono sconto che il socio potrà fruire durante uno degli eventi successivi entro il 31/12/2023.
Se l’evento dovesse essere spostato o annullato per cause di forza maggiore (disposizioni sanitarie, etc) la quota potrà essere rimborsata o trasferita su un altro evento ad esclusione di una somma di copertura delle spese sino a quel momento sostenute stabilita dal Consiglio Direttivo e distribuita su tutti gli iscritti.
Entro e non oltre il 05 Luglio 2023 tutti i partecipanti che intendono giocare il proprio personaggio a “Cena Associativa: Ritorno a Grabstein” dovranno averli compilati ed inviati.
I Gruppi di Gioco, qualora dotati di tenda medievale/storica, avranno la possibilità di portarla e montarla nella location in appositi spazi dedicati. Per farlo occorre inviare una mail al Produttore Esecutivo (s.desideri@whlive.it) entro il 05/07/2023.
Per mandare i background hai ancora:
Non saranno presenti PGOS.
CONTATTI STAFF EVENTO
Per ogni problema o dubbio, sia logistico che di narrazione, contattare il Produttore Esecutivo (s.desideri@whlive.it)
COLLABORAZIONI APERTE
Queste sono le collaborazioni indispensabili allo svolgimento dell’evento e che saranno ampiamente retribuite o in PAB, soldi di gioco o altra ricompensa.
Facciamo notare come, senza il raggiungimento del dovuto numero di collaboratori, potrebbero insorgere problemi nella realizzazione dell’evento stesso.
Collaborazione sul campo per sanificare delle aree comuni all’arrivo, disporre le scenografie secondo le indicazioni del Produttore Esecutivo, e quant’altro si renda necessario.
La ricompensa per questa collaborazione è di 10 pab.
Per lo svolgimento dell’evento saranno necessari fino a 2 Collaboratori per le operazioni di TRASPORTO, CARICO e SCARICO del materiale, che dovranno essere presenti ad entrambe le fasi presso il Magazzino associativo e mettere a disposizione un proprio mezzo per trasportare casse e scenografie.
Gli orari di carico e scarico verranno comunicati dal responsabile Logistica Flavio Deri a coloro che si proporranno per questa collaborazione.
La ricompensa per tale collaborazione è di 15 pab.
Collaborazione sul campo per sanificare delle aree comuni all’arrivo, disporre le scenografie secondo le indicazioni del Produttore Esecutivo, e quant’altro si renda necessario.
La ricompensa per questa collaborazione è di 10 pab.
Come Prenotarsi
Per comunicare la propria disponibilità a ricoprire uno dei ruoli sopra elencati, comunicarlo per email al Produttore Esecutivo ( s.desideri@whlive.it ) , il quale affiderà i compiti in ordine di arrivo.
Ricordiamo che, in caso di saturazione delle mansioni, vi potrà essere chiesto un cambio.
I soci tabagisti devono preoccuparsi di gettare i mozziconi di sigaretta negli appositi cestini e per nessun motivo in terra pena l’allontanamento dall’evento se colti in flagrante.
Qui potrete consultare la mappa logistica della location: https://earth.google.com/earth/d/1vbqGlkXBEomONQR0HYAJ8rMGl8D3qXX1?usp=sharing
Di seguito troverete le indicazioni logistiche più rilevanti, relative al prossimo evento.
Per la migliore riuscita dell’evento, si invita a seguire le istruzioni fornite dal Produttore Esecutivo e rispettare le regole comunicate.
1. PARCHEGGIO
In blu sono indicate le due spaziose aree adibite a parcheggio. Una volta esauriti i posti nei parcheggi sarà possibile parcheggiare di lato alla strada in modo da lasciare libera la strada e non ostacolare i veicoli in transito. Si ricorda che sulla strada sterrata sono presenti tombini rialzati e vi invitiamo a porvi particolare attenzione nel transito con i vostri mezzi.
I trasportatori e chi ha carichi pesanti potrà arrivare davanti alla location in auto ma senza mai oltrepassare il container posto sulla sinistra) e senza mai sostare in mezzo alla strada ma esclusivamente parcheggio di lato negli appositi spazi. Tali spazi sono esclusivamente adibiti a carico/scarico e ogni mezzo va rimosso prima delle fasce di gioco.
2. SMALTIMENTO RESPONSABILE
Al fine di ridurre l’impatto sull’ambiente degli eventi che organizziamo e di tutelare i luoghi che ci ospitano, oltre che di promuovere il processo di responsabilizzazione individuale, l’Associazione richiede ai soci di provvedere personalmente allo smaltimento dei propri rifiuti. Nella location ci saranno dei bidoni esclusivamente dedicati alla raccolta differenziata, ma tutti i rifiuti indifferenziati ed il vetro dovranno essere smaltiti da chi li produce. Basterà portarsi un sacco/cassa esteticamente in linea con il gioco e riporvi dentro i rifiuti prodotti singolarmente o dal proprio gruppo, per poi smaltirti a fine evento.
3. GESTIONE PASTI
I pasti saranno serviti a buffet in una apposita area predisposta dallo staff nella quale ogni partecipante potrà recarsi a prendere la sua porzione e poi consumarla al tavolo.
Si invitano i soci a munirsi di stoviglie e prodotti non lesivi dell’estetica del gioco (bottiglie con etichetta, confezioni di plastica, etc).
Le allergie / intolleranze comunicate tramite il form sono state segnalate al fornitore che ne terrà di conto nella preparazione delle pietanze e, laddove non possibile, verrà fornito un piatto alternativo.
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